Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Vuoromajuri / Mainos 21 Oy (Y-tunnus 2347006-4), [email protected]

Tietosuoja-asioita ja Mainos 21 Oy:n omia rekistereitä koskevat pyynnöt voi lähettää yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

2. Kuka vastaa mistäkin tiedosta?

Mainos 21 Oy on rekisterinpitäjä, kun se käsittelee tietoja oman asiakassuhteensa, myynnin, laskutuksen, käyttäjätunnusten hallinnan, palveluturvallisuuden, väärinkäytösten torjunnan tai lakisääteisten velvoitteidensa vuoksi.

Asiakasorganisaatio on yleensä rekisterinpitäjä organisaationsa jäsenistä, työntekijöistä, vapaaehtoisista, asiakkaista ja vieraista tallennettaville tiedoille. Näitä ovat esimerkiksi vuorot, tapahtumat, saapumiset, palautteet, sopimukset, perheenjäsenet, palkinnot, kalustolainat, huoltopyynnöt ja sähkötiedot. Mainos 21 Oy toimii tällöin henkilötietojen käsittelijänä asiakasorganisaation ohjeiden mukaisesti.

Jos pyyntö koskee asiakasorganisaation palveluun tallentamia tietoja, ota ensisijaisesti yhteyttä kyseiseen organisaatioon. Autamme organisaatiota pyynnön toteuttamisessa.

3. Rekisteröityjen ryhmät

• asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöt, pääkäyttäjät ja muut käyttäjät
• jäsenet, työntekijät, vapaaehtoiset, kausipaikkalaiset, sopimusosapuolet ja heidän perheenjäsenensä
• alueiden vieraat, tapahtumiin tai vuoroihin ilmoittautuvat sekä palautteen antajat
• myynti- tai tukipyynnön lähettävät henkilöt
• palvelun turvallisuus- ja auditointilokeihin liittyvät käyttäjät

4. Käsiteltävät henkilötiedot

• perus- ja yhteystiedot: nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite, postinumero, paikkakunta, organisaatio ja Y-tunnus
• käyttäjätilin tiedot: salasanan tiiviste, roolit, käyttöoikeudet, organisaatiojäsenyydet, tilin tila, profiilikuva ja kielivalinta
• toimintatiedot: vuorot, ilmoittautumiset, tapahtumat, tiedotteet, palkinnot, lainat, palautukset ja palvelussa tehdyt valinnat
• vieras- ja asiakastiedot: saapumistiedot, ajoneuvon rekisteritunnus, seurueen koko, palaute, yhteydenottopyynnöt ja vapaat muistiinpanot
• sopimus- ja laskentatiedot: sopimuksen sisältö ja tila, jäsen- ja avainkorttinumerot, sähkömittarit ja -lukemat, hinnoittelutiedot, hyväksymisaika ja IP-osoite
• erityistä suojaa vaativat tiedot: henkilötunnus vain silloin, kun asiakasorganisaation sopimusprosessi sitä edellyttää; henkilötunnus tallennetaan salattuna ja näytetään PDF-asiakirjoissa peitettynä
• tekniset tiedot: IP-osoite, aikaleima, kirjautumis- ja auditointitapahtuma, selaimen lähettämät tekniset tiedot, virhe- ja suorituskykytiedot sekä välttämättömien evästeiden tunnisteet
• viestintätiedot: lähetetyt kutsut, salasanan palautuspyynnöt, tuki- ja myyntiviestit

5. Tarkoitukset ja oikeusperusteet

6. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, asiakasorganisaation pääkäyttäjiltä tai muilta valtuutetuilta käyttäjiltä, palvelun käytöstä automaattisesti sekä tarvittaessa sopimus- ja asiakassuhteen yhteydessä julkisista yritystietolähteistä. Asiakasorganisaatio vastaa siitä, että sillä on oikeus syöttää palveluun muiden henkilöiden tietoja ja että se antaa heille tarvittavat tiedot käsittelystä.

7. Vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Tietoja käsittelevät vain työtehtävänsä vuoksi niitä tarvitsevat Mainos 21 Oy:n henkilöt ja sopimussuhteiset palveluntarjoajat. Keskeisiä alikäsittelijäryhmiä ovat palvelin- ja tietokantapalvelut (Hetzner; ympäristöä hallitaan itse ylläpidetyllä Coolify-ohjelmistolla), tiedosto- ja CDN-palvelut (Cloudflare R2), sähköpostin toimitus (Resend), tekstiviestien toimitus (46elks) sekä valinnainen virhevalvonta (Sentry). Maanmittauslaitoksen karttalaattoja ladattaessa karttapalvelu saa tavanomaisia verkkopyynnön teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteen.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle lain niin edellyttäessä tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Henkilötietoja ei myydä.

8. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Palvelu pyrkii käyttämään eurooppalaista infrastruktuuria. Osa kansainvälisistä palveluntarjoajista tai niiden alikäsittelijöistä voi kuitenkin käsitellä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tällöin siirto perustetaan Euroopan komission riittävyyspäätökseen, EU–USA-tietosuojakehykseen tai komission vakiolausekkeisiin ja tarvittaviin lisäsuojatoimiin. Ajantasaiset lisätiedot ja sovellettavat suojatoimet saa pyynnöstä.

9. Säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin käsittelyn tarkoitus, sopimus tai laki sitä edellyttää. Asiakkuuden hallinta- ja laskutustietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja tämän jälkeen kirjanpito- ja vastuusäännösten edellyttämän ajan. Myyntipyyntöjä säilytetään niin kauan kuin asian käsittely ja kohtuullinen seuranta edellyttävät. Käyttäjä- ja sisältötiedot poistetaan tai palautetaan asiakassopimuksen ja asiakasorganisaation dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, ellei laki edellytä säilyttämistä.

Turvallisuus- ja auditointitietojen säilytysaika määräytyy tapahtuman merkityksen, turvallisuustarpeen ja oikeusvaateiden vanhentumisaikojen perusteella. Varmuuskopioihin jääneet tiedot poistuvat normaalin kierron yhteydessä ja ovat siihen asti eristettyjä tavanomaisesta käytöstä. Asiakasorganisaatio määrittää omien rekisteriensä tarkemmat säilytysajat ja vastaa tarpeettomien tietojen poistamisesta.

10. Tietoturva

Tietoja suojataan käyttöoikeus- ja organisaatiorajauksin, salatuin verkkoyhteyksin, salasanojen turvallisella tiivistyksellä, lokituksella, varmuuskopioinnilla ja ylläpidon rajatuilla oikeuksilla. Henkilötunnukset salataan erillisellä avaimella. Palveluntarjoajien käyttöoikeuksia ja suojaustoimia arvioidaan riskiperusteisesti. Mikään järjestelmä ei ole täysin riskitön, joten suojauksia kehitetään jatkuvasti.

11. Rekisteröidyn oikeudet

• saada tieto henkilötietojen käsittelystä ja pääsy omiin tietoihin
• vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
• vaatia tietojen poistamista, kun poistamisen edellytykset täyttyvät
• vaatia käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen vedoten sekä aina vastustaa suoramarkkinointia
• saada itse toimittamansa tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun edellytykset täyttyvät
• peruuttaa suostumus milloin tahansa vaikuttamatta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen
• tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetun toimistolle

12. Oikeuksien käyttäminen

Lähetä Mainos 21 Oy:n omia rekistereitä koskeva pyyntö osoitteeseen [email protected]. Asiakasorganisaation rekisteriä koskeva pyyntö osoitetaan ensisijaisesti organisaatiolle. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan varmistaa kohtuullisella tavalla. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja yleensä kuukauden kuluessa. Monimutkaisissa tai lukuisissa pyynnöissä määräaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella, mistä ilmoitetaan perusteluineen.

13. Pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset

Sopimuksen, käyttäjätilin tai pyydetyn toiminnon kannalta pakolliset kentät on merkitty palvelussa. Ilman niitä palvelua, sopimusta tai yhteydenottoa ei välttämättä voida toteuttaa. Vapaaehtoiset tiedot voi jättää antamatta.

14. Automatisoitu päätöksenteko

Mainos 21 Oy ei tee palvelun omiin tarkoituksiin yleisen tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa tarkoitettuja, oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia aiheuttavia täysin automatisoituja päätöksiä. Palvelun sääntöihin perustuvat ilmoitukset, pisteet tai palkinnot eivät sellaisenaan ole tällaisia päätöksiä. Asiakasorganisaatio vastaa omista käyttötavoistaan.

15. Muutokset

Selostetta päivitetään palvelun, käsittelytapojen tai lainsäädännön muuttuessa. Olennainen muutos ilmoitetaan palvelussa tai suoraan asiakkaille tilanteen edellyttämällä tavalla. Sivun yläosassa näkyy viimeisin päivityspäivä.